Глава 11. Бухгалтерский учет

Ведение бухгалтерского учета в системе «1С:Предприятие» обеспечивают объекты конфигурации Планы счетов и Регистры бухгалтерии. Так как эти объекты тесно связаны между собой, в данной главе дается общая характеристика возможностей, предоставляемых этими объектами.

В последующих разделах будут рассмотрены вопросы конфигурирования перечисленных объектов.

Средства конфигуратора позволяют организовать учет по нескольким планам счетов, при этом для каждого плана счетов может строиться произвольная иерархия субсчетов большой вложенности. Бухгалтерские итоги хранятся системой «1С:Предприятие» раздельно для каждого плана счетов.

В планах счетов может применяться гибкая нумерация счетов с использованием цифр и букв.

Аналитический учет можно вести для любого счета или субсчета и включать различные разрезы аналитики. Объекты аналитического учета могут представлять собой элементы справочников системы «1С:Предприятие», документы или произвольные числа, даты и строки.

Средства конфигурирования позволяют вести неограниченное число видов учета для каждого плана счетов. Типичным примером видов учета служит количественный и валютный учет.

Включение вида учета выполняется при редактировании планов счетов. Для каждого счета можно указать, будет ли на этом счете вестись тот или иной вид учета.

Конфигуратор предоставляет средства для настройки ведения бухгалтерского учета для нескольких предприятий в одной информационной базе. Итоговую информацию можно получать как по отдельному предприятию, так и в целом, по всем предприятиям. Такая возможность будет полезна для предприятий с консолидированным балансом.

План счетов является одним из основных понятий бухгалтерского учета. Планом счетов называется совокупность синтетических счетов, предназначенных для группировки информации о хозяйственной деятельности предприятия. Информация, накапливаемая на таких синтетических счетах, позволяет получить полную картину состояния средств предприятия в денежном выражении.

Система «1С:Предприятие» предоставляет гибкие возможности по ведению планов счетов. Собственно путем настройки плана счетов и организуется требуемая система учета.

Несколько планов счетов. В системе «1С:Предприятие» может быть несколько планов счетов и учет по всем планам счетов можно вести одновременно. Общее число планов счетов, которое может быть организовано в системе, с технической точки зрения неограниченно и определяется исключительно реальными потребностями учета.

Например, такой «многоплановый» учет, очевидно, понадобится для совместных предприятий, которым требуется вести учет одновременно по двум или более стандартам бухгалтерского учета.

Субсчета. Планы счетов в системе «1С:Предприятие» поддерживают многоуровневую иерархию «счет – субсчета». Каждый план счетов может включать неограниченное число счетов первого уровня. К каждому счету может быть открыто также неограниченное количество субсчетов. В свою очередь, каждый субсчет может иметь свои субсчета и так далее. Количество уровней субсчетов в системе «1С:Предприятие» неограниченно.

Структура кода счета может быть задана при создании плана счетов в виде шаблона, состоящего из произвольной последовательности символов. Технически структура кода счета не влияет на иерархию счетов, однако при создании структуры счетов рекомендуется придерживаться структуры кодов.

Разделенное редактирование счетов. Известно, что зачастую ошибки в бухгалтерском учете возникают из-за неправильного применения утвержденного плана счетов. Наиболее распространенная ситуация – отсутствие аналитического учета на тех счетах, по которым необходимо получать развернутое сальдо. Тогда бухгалтерский учет, являясь верным по форме (все «сходится»), по сути дает неправильные результаты. Поэтому зачастую бывает полезно ограничить творчество конечных пользователей в части настройки планов счетов.

С этой целью система «1С:Предприятие» позволяет разделять процесс редактирования плана счетов.

Во-первых, редактирование планов счетов может выполняться в конфигураторе специалистом, выполняющим конфигурирование системы «1С:Предприятие».

В конфигураторе могут создаваться новые планы счетов. При конфигурировании планов счетов задаются их основные характеристики: длина кода счета и наименования счета; максимальное количество субконто, которое может быть у одного счета (субсчета), и другие. Здесь же в планы счетов могут быть введены требуемые счета и субсчета (предопределенные счета), а также выполнена настройка видов учета на счетах.

Во-вторых, при работе с системой «1С:Предприятие» конечный пользователь может добавлять собственные счета и субсчета в планы счетов, однако он не сможет удалять предопределенные счета и субсчета, созданные в конфигураторе.

Хранение бухгалтерских итогов. Хранение бухгалтерских итогов осуществляется в регистрах бухгалтерии в соответствии со структурой плана счетов. Итоговая информация может быть просмотрена в формах регистра, а также извлекается средствами встроенного языка системы «1С:Предприятие». Для этого в языке существуют методы получения остатков и оборотов по счетам по любому виду учета, как в целом по счету или субсчету, так и с разбивкой по объектам аналитического учета.

Информация о средствах предприятия, которая накапливается на счетах бухгалтерского учета, зачастую имеет обобщающий характер. Например, в «стандартном» плане счетов существует счет 10 «Материалы», который предназначен «…для обобщения информации о наличии и движении принадлежащих предприятию сырья, материалов, топлива, запасных частей, тары и т. п. ценностей». К счету 10 могут быть открыты субсчета для учета различных видов материалов. Но при такой организации учета на субсчетах будет накапливаться информация об общей стоимости материалов одного вида, а в целом на счете 10 – стоимость всех материалов.

Для получения детальной информации о наличии конкретных материалов необходима организация аналитического учета по материалам. В этом случае общие суммы на субсчетах разбиваются на более мелкие – стоимости конкретных материалов.

В системе «1С:Предприятие» аналитический учет организуется при помощи специального механизма субконто.

Понятие «субконто». Субконто в системе «1С:Предприятие» называется объект аналитического учета. Термином «субконто» могут быть обозначены любые объекты аналитического учета: основные средства, нематериальные активы, материалы, организации, подотчетные лица, договоры, бюджеты. Видом субконто, в свою очередь, называется множество однотипных объектов аналитического учета.

Например, учет задолженности предприятия перед покупателями и заказчиками обязательно ведется согласно нормативным документам, отдельно по каждому покупателю и заказчику. В системе «1С:Предприятие» такой список покупателей и заказчиков (предположим, что это только организации) будет называться «видом субконто «Организации»», а любая организация из этого списка будет именоваться «субконто».

Конфигуратор системы «1С:Предприятие» позволяет создать любое количество видов субконто в соответствии с требованиями полноты аналитического учета на предприятии.

В качестве универсальных средств описаний свойств объектов аналитического учета используются объекты типа План видов характеристик.

внимание! Для плана видов характеристик, используемого в качестве видов субконто плана счетов, не рекомендуется использовать примитивные типы. Это может существенно сказаться на производительности при записи движений регистра бухгалтерии. Рекомендуется использовать только ссылочные типы.

Организация аналитического учета. В системе «1С:Предприятие» аналитический учет можно вести по любому счету или субсчету. Для этого при редактировании планов счетов к требуемому счету или субсчету «прикрепляется» нужный вид субконто. К счету или субсчету можно прикрепить несколько видов разных субконто (их максимальное число определяется в свойстве Макс. количество субконто) и таким образом организовать ведение аналитического учета в любых необходимых разрезах.

Ввод информации о хозяйственных операциях в систему «1С:Предприятие» выполняется в виде записей регистров бухгалтерии. Для каждого из корреспондирующих счетов записи (если для этих счетов указано ведение аналитического учета) необходимо указать объекты аналитического учета.

Например, на производственных предприятиях к счету учета затрат на производство можно прикрепить виды субконто: Виды затрат для учета по видам затрат, Продукция для учета по видам выпускаемой продукции (работ, услуг) и Подразделения – для учета по подразделениям предприятия. Аналитическую информацию по затратам можно получать по любому из этих видов субконто.

Кроме этого, возможности ведения аналитического учета в системе «1С:Предприятие» позволяют вести учет одного и того же объекта аналитики в разных разрезах.

Так, один и тот же справочник может быть назначен разными видами субконто. Например, организация закупает комплектующие у поставщиков, а продает готовую продукцию покупателям. В этом случае в системе «1С:Предприятие» справочник Организации можно назначить видом субконто Поставщики и видом субконто Покупатели.

Субконто и субсчета. Свойства планов счетов в системе «1С:Предприятие» (в частности, большое число уровней вложенности субсчетов или большая длина кода субсчета), тем не менее, позволяют организовать ведение аналитического учета с использованием субсчетов, а не субконто. Однако возможности, которые предоставляет ведение аналитического учета на субсчетах и с использованием субконто, принципиально различаются.

Субсчета представляют собой иерархическую структуру, подчиненную конкретному счету синтетического учета. Например, для учета задолженности предприятию со стороны покупателей на синтетическом счете учета расчетов с покупателями (в стандартном плане счетов это счет 62) для каждого покупателя можно открыть отдельный субсчет и вести учет задолженности на этом субсчете. Такая схема позволит получить информацию как о сумме задолженности предприятия перед конкретным покупателем, так и общую сумму задолженности перед всеми покупателям – она получится путем суммирования информации о суммах задолженности со всех субсчетов.

Однако если какая-либо из организаций-покупателей становится также и поставщиком, то потребуется также организовать учет расчетов с этой организацией как с поставщиком. При ведении аналитического учета на субсчетах для нового поставщика, очевидно, потребуется открыть новый субсчет уже на счете учета расчетов с поставщиками (счет 60). Теперь, если вести учет по этому субсчету, можно получить информацию о взаиморасчетах с организацией как с поставщиком.

Но чтобы получить данные об общем состоянии взаиморасчетов с организацией, необходимо объединить информацию о расчетах с этой организаций с двух счетов. Для этого нужно помнить, какой субсчет на счете учета расчетов с покупателями и какой субсчет на счете учета расчетов с поставщиками соответствуют конкретной организации, получить информацию о состоянии расчетов именно с этих субсчетов и каким-то образом ее обработать.

При использовании субконто один и тот же список субконто, например Организации, прикрепляется ко всем счетам (субсчетам), на которых предполагается вести аналитический учет по организациям. Учет с конкретной организацией как с поставщиком ведется на соответствующем синтетическом счете. Если организация становится еще и покупателем, нет необходимости создавать новую позицию в списке организаций – она уже присутствует в этом списке как поставщик. Объединение информации для одной организации с двух счетов синтетических счетов в значительной мере выполняется системой «1С:Предприятие» автоматически. Аналогичным образом можно объединять данные с любых счетов, на которых велся учет операций с участием конкретной организации.

Многоуровневая аналитика. Многоуровневая аналитика позволяет получать бухгалтерские итоги с разной степенью детализации. Если для ведения аналитического учета используются субконто, то для реализации многоуровневой аналитики необходимо назначать видами субконто план видов характеристик (см. здесь). Использование объектов Планы видов характеристик позволяет вести учет с необходимой степенью детализации. Ограничение по числу уровней вложенности накладывает использование типа значения характеристики (например, в качестве типа значения может быть выбран любой иерархический справочник, а также допускается использование составного типа).

При ведении аналитического учета с использованием субсчетов многоуровневый аналитический учет реализуется за счет использования субсчетов разных уровней.

Как уже говорилось выше, система «1С:Предприятие» позволяет вести неограниченное число видов учета. Примерами видов учета может служить количественный и валютный учет.

Конфигуратор предоставляет возможность настроить неограниченное количество разнообразных учетов. Виды учета определяются подчиненными объектами типа Признак учета объекта План счетов.

Основным понятием бухгалтерского учета является понятие хозяйственная операция. Операцией считается любое хозяйственное действие, способное вызывать изменение состояния средств предприятия.

Для ввода информации о хозяйственных операциях в системе «1С:Предприятие» используются документы. Документ позволяет занести в систему информацию о хозяйственной операции, зафиксировать дату и время совершения операций, сумму и содержание операции.

Учетные данные по операции автоматически формируются на основе документа (объекта данных типа Документ) и фиксируются в регистрах бухгалтерии. Порядок такой генерации определяется в конфигураторе средствами встроенного языка. При записи данных по операции можно описать заполнение реквизитов операции различной информацией из документа, породившего эту операцию.

В системе «1С:Предприятие» учет хозяйственной операции всегда связывается с породившим ее документом: если документ необходимо отредактировать, то при его проведении данные по операции будут сформированы заново; при удалении документа будут удалены и данные хозяйственной операции.

Каждая хозяйственная операция состоит в общем случае из произвольного числа проводок. В системе «1С:Предприятие» каждой бухгалтерской проводке соответствует запись регистра бухгалтерии, а набор записей регистра бухгалтерии является аналогом хозяйственной операции. Описание процедуры работы с проводками см. здесь.

В соответствии с действующим законодательством организации, имеющие структурные подразделения, в том числе и выделенные на отдельный баланс (филиалы, представительства), составляют отчетность с учетом деятельности всех структурных подразделений. Для таких организаций важным моментом будет являться возможность вести в одной информационной базе бухгалтерский учет всех структурных подразделений и получать консолидированную отчетность. При составлении бухгалтерской отчетности, кроме того, целесообразно отдельно представлять основные показатели деятельности структурных подразделений во избежание лишних вопросов со стороны налоговых органов.

Инструментальные средства для ведения бухгалтерского учета системы «1С:Предприятие» позволяют вести в одной информационной базе бухгалтерию нескольких предприятий (или структурных подразделений одного предприятия) одновременно. Решение подобных задач осуществляется за счет формирования измерений регистра бухгалтерии, в котором будет указываться ссылка на структурное подразделение.

Информация, которая вводится в это измерение при работе с системой «1С:Предприятие», используется в качестве признака для раздельного хранения бухгалтерских итогов. Программа «1С:Предприятие» автоматически организует систему хранения бухгалтерских итогов, разделяя их по значению указанного измерения. При помощи встроенного языка информацию из итогов можно извлекать и по конкретному предприятию, и в целом по всем предприятиям.

Для ведения планов счетов в системе «1С:Предприятие» используются объекты конфигурации План счетов. Объектами данных этого типа являются бухгалтерские счета – учетные регистры, по которым будет выполняться группировка средств при работе с системой «1С:Предприятие». Конфигуратор позволяет создавать практически неограниченное количество планов счетов. Все созданные в конфигураторе планы счетов можно использовать одновременно.

Как описывалось выше, планы счетов в системе «1С:Предприятие» поддерживают многоуровневую иерархию «счет – субсчета».

Редактирование свойств объектов типа План счетов и создание подчиненных объектов выполняются в окне редактирования (см. здесь), а также в палитре свойств. В этом разделе будут описаны специфические свойства объекта конфигурации типа План счетов.

Маска кода – используется для описания структуры кода счетов и субсчетов. В строке маски допустимо использование следующих специальных символов:

● «!» – любой введенный символ преобразуется в верхний регистр;

● «9» – допустимо ввести произвольный символ цифры;

● «#» – допустимо ввести произвольный символ цифры, или «-» (знак минус), или «+» (знак плюс), или пробел;

● «N» – допустимо ввести любые алфавитно-цифровые символы (буквы или цифры);

● «U» – допустимо ввести любые алфавитно-цифровые символы (буквы или цифры), и любой введенный символ преобразуется в верхний регистр;

● «X» (латинского алфавита) – допустимо ввести произвольный символ;

● «@» – допустимо ввести любые алфавитно-цифровые символы (буквы или цифры) в верхнем регистре или пробел;

● «» – недопустимо вводить этот символ интерактивно пользователем, он может устанавливаться только из языка;

● «h» – допустим ввод символов обозначения шестнадцатеричных цифр.

Для того чтобы использовать в маске один из специальных символов, нужно поставить перед ним символ «\».

Если маска кода содержит точки или не содержит запятых, то при вводе кода счета все точки будут автоматически заменяться запятыми.

Автопорядок по коду – если свойство установлено, то вместо упорядочивания по коду счета будет использоваться упорядочивание по полю Порядок.

Длина порядка – если длина больше нуля, то поле Порядок используется по умолчанию для упорядочивания плана счетов.

Примечание. Максимальная длина реквизитов Длина кода, Длина наименования и Длина порядка равна 628.

Реквизиты – задаются различные описания счета или субсчета, например, наименование счета 10 «Материалы».

Признаки учета – задается список видов учета. Типовым примером служит валютный и количественный учет. Разработчики конфигурации могут создавать столько видов учета, сколько им требуется для реализации конкретной задачи.

Табличные части – для «стандартных» планов счетов не используются табличные части. Примером использования подчиненных объектов типа Табличная часть может служить организация одновременного учета данных в разных планах счетов для обеспечения развернутой корреспонденции счетов различных планов счетов.

Максимальное количество субконто – определяет максимальное количество субконто (до 50), используемых для организации аналитического учета.

Виды субконто – указывается объект типа План видов характеристик (см. здесь).

Признаки учета субконто – создается список признаков учета субконто. При настройке аналитического учета по счетам данные признаки позволяют установить признак использования того или иного вида субконто при формировании предопределенных счетов.

Для каждого плана счетов можно установить произвольное число видов учета.

Для каждого счета или субсчета при их создании необходимо указать признак использования каждого определенного для данного плана счетов вида учета.

Бухгалтерские счета как объекты данных создаются в конфигураторе.

Для создания списка предопределенных счетов в палитре свойств объекта типа План счетов в свойстве Предопределенные нужно щелкнуть ссылку Открыть. На экран выводится окно списка счетов.

Рис. 386. План счетов

Ведение списка счетов осуществляется командами меню Действия.

Данные по счету формируются в окне редактирования счета.

Рис. 387. Редактирование предопределенного счета

В реквизите Вид указывается вид счета: Активный, Пассивный или Активный/Пассивный.

Для забалансовых счетов нужно установить флажок Забалансовый. Итоговые данные забалансовых счетов не учитываются при подведении баланса.

Поле Порядок предназначено для произвольного упорядочивания счетов. Длина поля задается в свойстве плана счетов Длина порядка. Если длина поля больше нуля, то данное поле используется по умолчанию для упорядочивания плана счетов. Если у плана счетов установлено свойство Автопорядок по коду, то вместо упорядочивания по коду счета или наименованию будет использоваться упорядочивание по полю Порядок. Для заполнения поля Порядок по коду счета используется метод ПолучитьПорядокКода(), формирующий строку порядка счета с учетом маски кода счета.

В первом списке перечислены признаки учета, определенные для объекта План счетов. Для указания того, что редактируемый счет принадлежит определенному виду учета, следует установить флажок в колонке Учитывать.

По каждой записи нижнего списка указываются следующие параметры. В колонке Вид субконто выбирается один из предопределенных видов характеристик. Если для данного плана счетов в ветви Признаки учета субконто определены подчиненные объекты, то в список добавляются колонки по числу этих объектов. Для каждого вида субконто следует установить флажок, если по данному виду субконто требуется вести аналитический учет. При этом следует учитывать следующую особенность: если по счету в целом учет по какому-либо признаку учета не ведется, то соответствующий признак учета по субконто должен быть всегда установлен, в противном случае признак учета по субконто следует выключать в соответствии с потребностями учета.

В режиме 1С:Предприятие конечный пользователь может добавлять собственные счета и субсчета в планы счетов и редактировать свойства счетов (в том числе и созданные в конфигураторе). Пометка удаления и удаление счетов и субсчетов (в том числе созданных в конфигураторе) регулируется правами доступа (см. здесь). Особенности работы с предопределенными элементами см. здесь.

Для отражения в бухгалтерском учете информации о хозяйственных операциях в системе «1С:Предприятие» используются регистры бухгалтерии, описываемые в ветви дерева конфигурации Регистры бухгалтерии.

По своему виду регистр бухгалтерии напоминает регистр накопления. При его редактировании разрабатывается структура регистра: создаются наборы измерений, ресурсов и реквизитов регистра; если необходимо, создаются экранные и печатные формы просмотра движений регистра (см. здесь).

Отличительной особенностью регистра бухгалтерии является его связь с планом счетов и поддержка механизма двойной записи. Каждая запись регистра содержит обязательные реквизиты Счет Дт (счет дебета) и Счет Кт (счет кредита) для регистров, поддерживающих корреспонденцию, и реквизит Счет для не поддерживающих.

Свойство Разрешить разделение итогов позволяет задействовать механизм разделителя итогов, который обеспечивает более высокую параллельность работы при записи в регистр (описание аналогичного свойства для регистров накопления см. здесь).

Примечание. В качестве типа измерения регистра бухгалтерии не могут выступать значения типа УникальныйИдентификатор, ДвоичныеДанные, строка неограниченной длины.

Чтобы введенная документом хозяйственная операция вызвала изменение в бухгалтерских итогах, такой документ должен формировать записи регистра бухгалтерии.

Записи конкретного документа составляют группу (по документу-регистратору) и при любых изменениях в реквизитах документа или в самих записях всегда «держатся» вместе. Порядок генерации записей также определяется средствами встроенного языка.

Структура записи строится системой «1С:Предприятие» динамически в зависимости от настройки различных элементов учета, выполненной при редактировании планов счетов. Так, например, запись может содержать реквизиты для ввода корреспондирующих счетов, сумм, объектов аналитического учета, количества, вида валюты и суммы в валюте.

Помимо этих реквизитов в конфигураторе можно создать для записи необходимое число дополнительных реквизитов для отражения любой другой необходимой информации. Например, это может быть реквизит для хранения комментария записи.

При работе с системой «1С:Предприятие» пользователь может «отключать» записи и затем вновь «включать» их. «Отключенные» записи не влияют на бухгалтерские итоги – остатки и обороты по счетам. Отключение и включение записей производятся с помощью свойства Активность.

Такая возможность удобна для учета плановых хозяйственных операций – тех, что должны произойти в будущем. Отключив записи такой операции, можно не изменять реальные бухгалтерские итоги. В момент действительного совершения хозяйственного действия достаточно установить для этих записей активность.

При вводе записей система «1С:Предприятие» выполняет различные предопределенные действия, облегчающие и ускоряющие работу пользователя с системой. Например, если по какому-либо корреспондирующему счету указано ведение аналитического учета, то система автоматически откроет требуемый список объектов аналитического учета (субконто) для того, чтобы пользователь выбрал нужный объект. Многие аспекты поведения системы «1С:Предприятие» могут быть настроены путем редактирования свойств записей регистра бухгалтерии.